APPLICANT DATA PROTECTION NOTICE

APPLICANT DATA PROTECTION NOTICE

 

This Applicant Data Protection Notice describes how Alpha Dent Implants GmbH (“Alpha Dent Implants”, “we”, “us”) handles personal data you submit when applying for a job. Please read this document carefully to understand how and why we collect, process, share and protect the information you provide.

 

Personal data we collect about you

 

When you apply for a job at Alpha Dent Implants, we ask you to provide us with your personal data so we can evaluate your application. If this data is not provided, our ability to consider you as a candidate may be limited. You may also provide us with the personal data that we have not specifically requested (for example, your CV or cover letter may contain information about your hobbies, social preferences, etc). That information is provided on a voluntary basis and you determine the extent of it. 

 

Personal data we collect about you may include:

  • Personal details: name, address, phone number, email, date of birth, marital status, information about whether or not you have children;
  • Education details: educational background, including degrees, certificates, transcripts;
  • Employment details: work experience, including company, position and dates of employment, references. Please note that it is your responsibility to obtain consent from your references prior to providing us with their personal data (for example, names, contact and position details);
  • Social media pages (e.g. LinkedIn);
  • Sensitive personal data – we usually do not request or require sensitive personal information regarding religion, health, sexual orientation or political affiliation in connection with your application. If you have a disability and would like for us to consider an accommodation, you may provide that information during the recruitment process.
  • Any other information you choose to share with us – such as personal or social preferences, hobbies, etc. 

 

How we use your personal data

 

Alpha Dent Implants will use your personal data for the following purposes:

  • recruitment, selection, evaluation and appointment of job candidates for the job you have applied for and for subsequent job opportunities;
  • general HR administration and management (in case you become an Alpha Dent Implants employee);
  • application analysis such as verification of your employment references, background checks and related assessments;
  • compliance with corporate governance and legal requirements (for example, our obligations in employment and the safeguarding of your fundamental rights)
  • communicate with you and to inform you of the current status of your application and future opportunities (unless you have told us that you do not want us to keep your information for such purposes).

 

Profiling and automated decision making

 

We do not make any automated decisions in relation to your application without human involvement.

 

Who we share your personal data with

 

We share your personal data only with those who really need it in order to perform their tasks and duties, and to third parties with a legitimate business need. We may disclose your personal data to the following types of third parties:

 

 

  •  Exclusive suppliers 

 

GUNTER Medical GmbH, Bio3 Implants GmbH.

 

  1.   Third party service providers 

We may also share your personal information with third parties who provide services to us such as recruitment agencies, consultants and attorneys. If your personal data is shared in this way, we do so only on a “need-to-know” basis and we will seek to ensure it is only used in connection with the functions or services these parties will be performing for us and that your personal data is treated by them in a confidential manner. These service providers that we use may change, but we will always seek to ensure that any third parties who handle your personal data will do so in a manner consistent with this Data Protection Notice and in accordance with applicable law. 

 

  1.   Other third parties 

We may also disclose your personal data to other third parties including: 

  • As necessary to comply with our legal obligations, including in order to respond to a lawful government request, court order, administrative or judicial process (such as a subpoena or a search warrant);
  • As necessary to establish, exercise or defend our legal rights;
  • As necessary to protect your vital interests (for example, we may need to share your personal information with third parties in the event of an emergency);
  • Where we obtained your consent.

 

Lawful basis for processing

 

For the purposes described above, we process your personal data (i) for the performance of a contract or in order to take steps at your request prior to entering into a contract; (ii) on the basis of our legitimate interests – for example, recruitment, selection, evaluation of potential employees; (iii) legal obligation – in cases such as immigration/visa status verification or adjustments for disabled employees; and (iiii) your consent, e.g. where you allow us to keep your data on file for future job openings.

 

How long we keep your personal data

 

Your personal data will be retained for as long as necessary to determine if your application has been successful. In this case, your personal data will be added to your employee file. 

 

To unsuccessful candidates we may offer an opportunity to be considered for future openings. In this case, we will ask for your consent to keep your information on file, and will contact you if a suitable position opens. You can withdraw your consent at any time by contacting us at info@alpha-dent.net, and we will delete your information immediately.

 

International transfers 

 

Our partners, subsidiaries, affiliates and third parties, to which your personal data can be disclosed may be located throughout the world, including outside the EEA; therefore, the data may be sent to countries with different data protection laws than your country of residence. In such cases, we take measures to ensure that your personal data receives a comparable level of protection, which include adequacy decisions and frameworks (e.g. Privacy Shield for transfers to processors in the United States), Standard Contractual Clauses approved by the European Commission, or other applicable mechanisms. If you would like to know more about these transfers, please contact us at info@alpha-dent.net.

 

Your rights 

 

Data Protection laws provide you with rights to help you understand and control how your personal data is used. These are your rights:

 

  • Right to be informed about why and how we are processing your personal data – we hope we achieved this by providing you with this Data Protection Notice.
  • Right to have access to your data – you have the right to ask us if we are processing your personal data, why we are doing so, under what lawful basis, the categories of your personal data, whether the data is being sent outside the EU, who we share your data with, how long we keep it, and request a copy of the data we are processing. If you are unable to find sufficient information in our Data Protection Notice, please contact us at info@alpha-dent.net.
  • Right to object to some processing – direct marketing, or if processing is based on legitimate interests.
  • Right to have your data deleted – otherwise known as “right to be forgotten”. You can exercise this right if you withdraw your consent and there is no further legitimate interest in our processing of your data, your objection to processing under legitimate interests outweighs our interests, the processing is no longer necessary, there is a law that requires the data to be deleted, or the processing is unlawful. If you would like to exercise this right, please contact us at info@alpha-dent.net.
  • Right to restrict processing – if the personal data we are processing is inaccurate, if our processing is unlawful, if the data is no longer necessary for the original purpose of processing but needs to be kept for potential legal claims, or you have objected to processing carried out under legitimate interests and we’re still in the process of determining whether there is an overriding need to continue processing.
  • Right to data portability – you can ask for your data that we process using a computer, which you provided to us on the basis of consent or because it was necessary for a contract.
  • Right to ask us about automated decision-making – we don’t do that, but if we did, you would have the right to ask us to explain the logic involved in making any automated decisions and for the decision to be reviewed by a human being, if that decision had an effect on your rights or freedoms.
  • Right to rectification – if any of your personal data that we hold is inaccurate, you can request to have it corrected.
  • You have the right to lodge a complaint with the appropriate data protection authority if you have concerns about how we process your personal data. However, we would appreciate it if you contacted us first and gave us an opportunity to resolve the issue.

 

Reasonable access to your personal data will be provided upon request made to us at info@alpha-dent.net. If access cannot be provided within a reasonable time frame, we will let you know the date when the information will be provided. If for some reason access is denied, we will provide an explanation as to why access has been denied.

Security of your information 

To help protect the personal data you provide, we maintain physical, technical and administrative safeguards. We update and test our security technology on an ongoing basis. We restrict access to your personal data to those employees who need to know that information to provide services to you. In addition, we train our employees about the importance of confidentiality and maintaining the privacy and security of your data. We commit to taking appropriate disciplinary measures to enforce our employees’ data protection responsibilities.

Your responsibilities

You are responsible for the information you provide to us and that it is honest, truthful, accurate and not misleading in any way. If you provide information concerning any other person such as individuals you provide as references, you are responsible for providing any notices and ensuring your referee consents to our collecting and processing that information as described in this Data Protection Notice.

Changes and updates to this Data Protection Notice

As our organization changes from time to time, this notice is expected to change as well. It may also be supplemented by other statements as needed to comply with new or local requirements in the country where you live, or where employee representation agreements exist. If material changes are made to how we process your personal data, you will be provided with a copy or information on how to access the updated notice.

 

Data Controller and How to Contact Us

 

If you have any questions about this notice or if you believe that your personal data is not handled in accordance with the applicable law, you can contact us at info@alpha-dent.net.

 

The controller responsible for the collection and processing of your personal data in accordance with the EU General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679) is:

 

Alpha Dent Implants GmbH

Hanauer Straße 8

75181 Pforzheim

 

Registration number: HRB 730723

 

Telephone: 0 71 52 38 34 221

Email: info@alpha-dent.net

 

 

 

 

HINWEIS ZUM SCHUTZ DER BEWERBERDATEN

 

Hierin wird beschrieben, wie Alpha Dent Implants GmbH („Alpha Dent Implants“, „wir“, „uns“) mit personenbezogenen Daten umgeht, die Sie bei der Bewerbung um eine Stelle angeben. Bitte lesen Sie dieses Dokument sorgfältig durch, um zu verstehen, wie und warum wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen sammeln, verarbeiten, teilen und schützen.

 

Ihre personenbezogenen Daten, die wir sammeln

 

Wenn Sie sich für eine Stelle bei Alpha Dent Implants bewerben, bitten wir Sie, uns Ihre persönlichen Daten mitzuteilen, damit wir Ihre Bewerbung bewerten können. Wenn diese Daten nicht angegeben werden, kann unsere Fähigkeit, Sie als ein Kandidat zu betrachten, eingeschränkt sein. Sie können uns auch ihre persönlichen Daten zur Verfügung stellen, die nicht speziell angefordert sind (z. B. Ihr Curriculum Vitae oder Anschreiben Informationen zu Ihren Hobbys, sozialen Präferenzen usw.) Diese Informationen werden auf freiwilliger Basis zur Verfügung gestellt und Sie können den Umfang davon bestimmen.

 

Personenbezogene Daten, die wir über Sie sammeln, können Folgendes umfassen:

  • Persönliche Daten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum, Familienstand, Informationen darüber, ob Sie Kinder haben oder nicht;
  • Angaben zur Bildung: Bildungshintergrund, einschließlich Abschlüsse, Zertifikate und Zeugnisse;
  • Angaben zur Beschäftigung: Berufserfahrungen, einschließlich Name des Unternehmens, Stelle und Datum der Beschäftigung, Referenzen. Bitte beachten Sie, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, die Zustimmung Ihrer Referenzen einzuholen, bevor Sie uns ihre persönlichen Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten und Angaben zur Stelle) zur Verfügung stellen;
  • Social-Media-Seiten (z.B. LinkedIn);
  • Sensible personenbezogene Daten – üblicherweise fordern oder benötigen wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung keine sensiblen personenbezogenen Daten in Bezug auf Religion, Gesundheit, sexuelle Orientierung oder politische Zugehörigkeit. Wenn Sie eine Behinderung haben und möchten, dass wir eine Unterkunft in Betracht ziehen, können Sie diese Informationen während des Einstellungsprozesses angeben;
  • Alle anderen Informationen, die Sie uns mitteilen möchten, z. B. persönliche oder soziale Präferenzen, Hobbys usw.

 

Wie werden ihre persönlichen Daten verwendet

 

Alpha Dent Implants verwendet Ihre persönlichen Daten für folgende Zwecke:

 

  • Einstellung, Auswahl, Bewertung und Ernennung von Bewerbern für die Stelle, für die Sie sich beworben haben, und für weitere Stellenangebote;
  • allgemeine Personalverwaltung und -management (falls Sie Mitarbeiter von Alpha Dent Implants werden);
  • Bewerbungsanalyse wie Überprüfung Ihrer Arbeitszeugnisse, Hintergrundprüfungen und damit verbundene Bewertungen;
  • Einhaltung der Corporate Governance und der gesetzlichen Anforderungen (z. B. unsere Beschäftigungsverpflichtungen und die Wahrung Ihrer Grundrechte);
  • mit Ihnen zu kommunizieren und Sie über den aktuellen Status Ihrer Bewerbung und zukünftige Möglichkeiten zu informieren (es sei denn, Sie haben uns mitgeteilt, dass wir Ihre Informationen nicht für solche Zwecke aufbewahren sollen).

 

Profilerstellung und automatisierte Entscheidungsfindung

 

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen in Bezug auf Ihre Bewerbung.

 

Mit wem teilen wir Ihre persönlichen Daten

 

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an diejenigen weiter, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben und Pflichten wirklich benötigen, sowie an Dritte mit einem legitimen Geschäftsbedarf. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Dritten weitergeben:

 

  1. Exklusive Lieferanten

GUNTER Medical GmbH, Bio3 Implants GmbH.

 

  1.   Unabhängiger Dienstanbieter

Wir können Ihre persönlichen Daten auch an Dritte weitergeben, die Dienstleistungen für uns erbringen, z. B. Personalagenturen, Berater und Anwälte. Wenn Ihre persönlichen Daten auf diese Weise weitergegeben werden, tun wir dies nur auf der Basis von „need-to-know“ und wir werden versuchen sicherzustellen, dass sie nur in Verbindung mit den Funktionen oder Diensten verwendet werden, die diese Parteien für uns und das ausführen Ihre persönlichen Daten werden von ihnen vertraulich behandelt. Diese von uns verwendeten Dienstleister können sich ändern. Wir werden uns jedoch stets bemühen, sicherzustellen, dass Dritte, die mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, dies in Übereinstimmung mit diesem Hinweis zum Schutz der Bewerberdaten und in gemäß den geltenden Gesetzen tun. 

 

  1.   Andere Dritte

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an andere Dritte weitergeben, und zwar:

  • erforderlichenfalls zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, auch um auf eine rechtmäßige Anfrage der Regierung, eine gerichtliche Verordnung, ein Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren (wie eine Vorladung oder einen Durchsuchungsbefehl) zu reagieren;
  • erforderlichenfalls, um unsere gesetzlichen Rechte zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen;
  • erforderlichenfalls, um Ihre vitalen Interessen zu schützen (z. B. wir können Ihre persönlichen Daten im Notfall an Dritte weitergeben);
  • falls wir Ihre Zustimmung erhalten haben.

 

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung

 

Zu den oben beschriebenen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (i) zur Vertragserfüllung oder um auf Ihren Wunsch hin Schritte zu unternehmen, bevor Sie einen Vertrag abschließen; (ii) auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen – zum Beispiel Einstellung, Auswahl, Bewertung potenzieller Mitarbeiter; (iii) rechtliche Verpflichtung – in Fällen wie der Überprüfung des Einwanderungs- / Visastatus oder Anpassungen für behinderte Arbeitnehmer; und (iiii) Ihre Zustimmung, z. B. worin zulassen Sie Ihre Daten für zukünftige Stellenangebote aufbewahren.

 

Wie lange speichern wir Ihre persönlichen Daten

 

Ihre persönlichen Daten werden so lange gespeichert, bis festgestellt wurde, ob Ihre Bewerbung erfolgreich war. In diesem Fall werden Ihre persönlichen Daten zu Ihrer Mitarbeiterdatei hinzugefügt.

 

Für erfolglose Kandidaten können wir eine Möglichkeit bieten, für zukünftige Stellenangebote in Betracht gezogen zu werden. In diesem Fall bitten wir Sie um Ihre Zustimmung, um Ihre Daten zu speichern, und werden Sie kontaktieren, wenn eine geeignete Stelle frei wird. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns unter info@alpha-dent.net kontaktieren. Dann werden wir Ihre Daten sofort löschen.

 

 

Internationale Überweisungen

 

Unsere Partner, Tochterunternehmen, verbundenen Unternehmen und Dritten, an die Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden können, können sich weltweit befinden, auch außerhalb des EWR. Daher können die Daten an Länder gesendet werden, in denen andere Datenschutzgesetze gelten als in Ihrem Wohnsitzland. In solchen Fällen ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ein vergleichbares Schutzniveau erhalten, einschließlich Angemessenheitsentscheidungen und -rahmen (z. B. Datenschutzschild für Überweisungen an Verarbeiter in den USA), von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln oder andere anwendbare Mechanismen. Wenn Sie mehr über diese Überweisungen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter

info@alpha-dent.net.

 

Ihre Rechte

 

Die Datenschutzgesetze geben Ihnen Rechte, damit Sie verstehen und kontrollieren können, wie Ihre persönlichen Daten verwendet werden. Sie haben folgende Rechte:

 

  • Recht, darüber informiert zu werden, warum und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden – wir hoffen, dass wir dies durch die Bereitstellung dieser Datenschutzerklärung erreicht haben.
  • Recht auf Zugang zu Ihren Daten – Sie haben das Recht, uns zu fragen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, warum wir dies tun, welche rechtmäßigen Grundlage, welche Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten, ob die Daten außerhalb von EU gesendet werden, mit wem wir Ihre Daten teilen, wie lange wir sie aufbewahren und eine Kopie der Daten anfordern, die wir verarbeiten. Wenn Sie in unserer Datenschutzerklärung (Hinweis) keine ausreichenden Informationen finden, kontaktieren Sie uns bitte unter info@alpha-dent.net.
  • Recht, einer Verarbeitung – Direktmarketing oder wenn die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, zu widersprechen.
  • Recht auf Löschung Ihrer Daten – auch bekannt als „Recht auf Vergessenwerden“. Sie können von diesem Recht Gebrauch machen, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und kein weiteres berechtigtes Interesse an unserer Verarbeitung Ihrer Daten besteht. Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung unter berechtigten Interessen überwiegt unsere Interessen. Die Verarbeitung ist nicht mehr erforderlich. Es gibt ein Gesetz, das die Daten verlangt gelöscht werden, oder die Verarbeitung ist rechtswidrig. Wenn Sie dieses Recht ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter info@alpha-dent.net.
  • Recht, die Verarbeitung einzuschränken – wenn die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten ungenau sind, wenn unsere Verarbeitung rechtswidrig ist, wenn die Daten für den ursprünglichen Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind, aber für potenzielle rechtliche Ansprüche aufbewahrt werden müssen oder Sie Einwände erhoben haben. Die Verarbeitung erfolgt unter berechtigten Interessen, und wir sind noch dabei festzustellen, ob ein übergeordneter Bedarf besteht, die Verarbeitung fortzusetzen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie können Ihre Daten anfordern, die wir mit dem Computer verarbeiten, den Sie uns aufgrund einer Einwilligung oder weil dies für einen Vertrag erforderlich war, zur Verfügung gestellt haben.
  • Recht, uns nach automatisierten Entscheidungsfindung zu fragen – das tun wir nicht, aber wenn wir dies tun, haben Sie das Recht, uns zu bitten, die Logik zu erläutern, die mit automatisierten Entscheidungen verbunden ist, und die Entscheidung von a zu überprüfen Mensch, wenn diese Entscheidung Auswirkungen auf Ihre Rechte oder Freiheiten hatte.
  • Recht auf Berichtigung – wenn Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten nicht korrekt sind, können Sie eine Berichtigung beantragen.
  • Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Wir würden uns jedoch freuen, wenn Sie uns zuerst kontaktieren und uns Gelegenheit geben würden, das Problem zu lösen.

 

Ein angemessener Zugriff auf Ihre persönlichen Daten wird auf Anfrage an info@alpha-dent.net  gewährt. Wenn der Zugang nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums gewährt werden kann, teilen wir Ihnen das Datum mit, an dem die Informationen bereitgestellt werden. Wenn aus irgendeinem Grund der Zugriff verweigert wird, geben wir eine Erklärung, warum der Zugriff verweigert wurde.

Sicherheit Ihrer Informationen  

Zum Schutz der von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten halten wir physische, technische und administrative Sicherheitsvorkehrungen ein. Wir aktualisieren und testen unsere Sicherheitstechnologie laufend. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre persönlichen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, die diese Informationen benötigen, um Dienstleistungen für Sie erbringen zu können. Darüber hinaus schulen wir unsere Mitarbeiter in der Bedeutung der Vertraulichkeit und der Wahrung der Privatsphäre und Sicherheit Ihrer Daten. Wir verpflichten uns, geeignete Disziplinarmaßnahmen zu ergreifen, um die Datenschutzverantwortung unserer Mitarbeiter durchzusetzen.

Ihre Verantwortlichkeiten

Sie sind dafür verantwortlich, dass die Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, ehrlich, wahrheitsgemäß, genau und in keiner Weise irreführend sind. Wenn Sie Informationen über eine andere Person wie Personen bereitstellen, die Sie als Referenz angeben, sind Sie dafür verantwortlich, Hinweise zu geben und sicherzustellen, dass Ihr Schiedsrichter unserer Erfassung und Verarbeitung dieser Informationen wie in dieser Datenschutzerklärung (Hinweis) beschrieben zustimmt.

Änderungen und Aktualisierungen dieses Hinweises  zum Schutz der Bewerberdaten

Da sich unsere Organisation von Zeit zu Zeit ändert, wird es erwartet, dass sich auch dieser Hinweis ändert. Es kann bei Bedarf auch durch andere Aussagen ergänzt werden, um den neuen oder lokalen Anforderungen in dem Land, in dem Sie leben, oder in dem Vereinbarungen über die Vertretung der Arbeitnehmer entsprechen, zu entsprechen. Wenn wesentliche Änderungen an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vorgenommen werden, erhalten Sie eine Kopie oder Informationen zum Zugriff auf die aktualisierte Mitteilung.

 

Verantwortlicher für die Verarbeitung und wie man uns kontaktieren kann  

 

Wenn Sie Fragen zu diesem Hinweis haben oder der Meinung sind, dass Ihre persönlichen Daten nicht gemäß den geltenden Gesetzen behandelt werden, kontaktieren Sie uns unter info@alpha-dent.net.

 

Der für die Sammlung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU (Verordnung (EU) 2016/679) zuständige Verantwortliche ist:

 

Alpha Dent Implants GmbH

Hanauer Straße 8

75181 Pforzheim

 

Registrationsnummer: HRB 730723

 

Telefonnummer: 0 71 52 38 34 221

Email: info@alpha-dent.net

March 16, 2020
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