EMPLOYEE DATA PROTECTION NOTICE

EMPLOYEE DATA PROTECTION NOTICE

  

This notice explains how Alpha Dent Implants GmbH (“Alpha Dent Implants”, “we”, “us”) handles the personal data of its employees, former employees, interns, student workers, dependents, beneficiaries, contractors, consultants and temporary agency workers in the course of its activities.

  

Categories of personal data

 

In the normal course of human resources and business activities, we may collect and process the following categories of your personal data:

 

  • Personal details: name, address, phone number, email, date of birth, marital status, information about whether or not you have children;
  • Banking information; 
  • Medical and social insurance numbers;
  • Government identifier or tax number; 
  • Copy of identification document: passport or national ID;
  • Copy of medical insurance card or confirmation letter from insurance company;
  • Copy of employment contract.

 

Purposes of processing

 

We may process personal data for the following purposes:

 

  • Workforce planning, recruitment and staffing;
  • Workforce administration, payroll, compensation and benefit programs;
  • Legal compliance, including compliance with government authority requests for information, liens, garnishments and tax compliance;
  • Workplace management, such as travel and expense programs;
  • Internal reporting;
  • Audit.

 

Legal bases for processing

 

We process your personal data on the following legal bases:

 

  • The performance of a contract with you or to take steps at your request, prior to entering into a contract;
  • Our legitimate interests;
  • Legal obligation. 

 

Who we share your personal data with

 

In certain circumstances, we may disclose your personal data to:

 

  1. Exclusive suppliers – GUNTER Medical GmbH, Alpha Dent Implants GmbH.
  2. Partners, subcontractors, vendors or suppliers who perform services on our behalf.
  3. Any recipient, if we are required to do so, e.g. by applicable court order or law.
  4. Any recipient, with your consent, e.g. for employment verification or bank loans.
  5. Any recipient when reasonably necessary, such as in the event of a life-threatening emergency.

 

International transfers 

 

Our partners, subsidiaries, affiliates and third parties, to which your personal data can be disclosed may be located throughout the world, including outside the EEA; therefore, the data may be sent to countries with different data protection laws than your country of residence. In such cases, we take measures to ensure that your personal data receives a comparable level of protection, which include adequacy decisions and frameworks (e.g. Privacy Shield for transfers to processors in the United States), Standard Contractual Clauses approved by the European Commission, or other applicable mechanisms. If you would like to know more about these transfers, please contact us at info@alpha-dent.net.

 

How long we keep your data

 

Your personnel file will be retained for the duration of your employment contract plus two years, then deleted or destroyed. Certain other categories of your personal data, e.g. payroll and tax information will be retained for any period as required or permitted by local law. If you would like to receive more detailed retention information applicable to your records, please contact your manager.

 

Protection and security

 

To help protect the personal data you provide, we maintain physical, technical and administrative safeguards. We update and test our security technology on an ongoing basis. We restrict access to your personal data to those employees who need to know that information to provide services to you. In addition, we train our employees about the importance of confidentiality and maintaining the privacy and security of your data. We commit to taking appropriate disciplinary measures to enforce our employees’ data protection responsibilities.

 

Your rights

 

Data Protection laws provide you with rights to help you understand and control how your personal data is used. These are your rights:

 

  • Right to be informed about why and how we are processing your personal data – we hope we achieved this by providing you with this Employee Data Protection Notice.
  • Right to have access to your data – you have the right to ask us if we are processing your personal data, why we are doing so, under what lawful basis, the categories of your personal data, whether the data is being sent outside the EU, who we share your data with, how long we keep it, and request a copy of the data we are processing. If you are unable to find sufficient information in our Data Protection Notice, please contact your manager.
  • Right to object to some processing – if the lawful basis for processing is our legitimate interests.
  • Right to have your data deleted – otherwise known as “right to be forgotten”. You can exercise this right if you withdraw your consent and there is no further legitimate interest in our processing of your data, your objection to processing under legitimate interests outweighs our interests, the processing is no longer necessary, there is a law that requires the data to be deleted, or the processing is unlawful. If you would like to exercise this right, please contact your manager.
  • Right to restrict processing – if the personal data we are processing is inaccurate, if our processing is unlawful, if the data is no longer necessary for the original purpose of processing but needs to be kept for potential legal claims, or you have objected to processing carried out under legitimate interests and we’re still in the process of determining whether there is an overriding need to continue processing.
  • Right to data portability – you can ask for your data that we process by using a computer, which you provided to us on the basis of consent or because it was necessary for a contract. This right does not apply to paper records, and must not prejudice the rights of others, or sensitive company information.
  • Right to ask us about automated decision-making – we don’t do that, but if we did, you would have the right to ask us to explain the logic involved in making any automated decisions and for the decision to be reviewed by a human being, if that decision had an effect on your rights or freedoms.
  • Right to rectification – if any of your personal data that we hold is inaccurate, please contact your manager, and we will have it corrected.
  • You have the right to lodge a complaint with the appropriate data protection authority if you have concerns about how we process your personal data. However, we would appreciate it if you contacted us first and gave us an opportunity to resolve the issue.

 

Reasonable access to your personal data will be provided upon request. If access cannot be provided within a reasonable time frame, we will let you know the date when the information will be provided.

 

Please note that your rights can have some restrictions. For example, access to your data may be denied (i) in the case of recurrent access requests within a short time interval, or (ii) where providing such access or correction could compromise the privacy of another person or unreasonably expose sensitive company information. If access is denied, we will provide an explanation why it has been denied. 

 

Consent and withdrawal of consent

 

If consent is the legal basis for processing of your personal data or special categories of personal data, you may withdraw any consent previously granted for a specific purpose, by contacting your manager.  

  

Changes to this Data Protection Notice

 

As our organization changes from time to time, this notice is expected to change as well. It may also be supplemented by other statements as needed to comply with new or local requirements in the country where you live, or where employee representation agreements exist. If material changes are made to how we process your personal data, you will be provided with a copy or information on how to access the updated notice.

 

Data controller and how to contact us

 

If you have any questions about this notice or if you believe that your personal data is not handled in accordance with the applicable law, you can contact us at info@alpha-dent.net.

 

The controller responsible for the collection and processing of your personal data in accordance with the EU General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679) is:

 

Alpha Dent Implants GmbH

Hanauer Straße 8

75181 Pforzheim

 

Registration number: HRB 730723

 

Telephone: 0 71 52 38 34 221

Email: info@alpha-dent.net

 

 

 

HINWEIS ZUM SCHUTZ DER MITARBEITERDATEN

 

Hierin wird erläutert, wie Alpha Dent Implants GmbH („Alpha Dent Implants“, „wir“, „uns“) mit den personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter, ehemaligen Mitarbeiter, Praktikanten, studentischen Mitarbeiter, Angehörigen, Begünstigten, Auftragnehmer, Berater und Leiharbeitnehmer im Laufe seiner Aktivitäten umgeht.

 

Kategorien personenbezogener Daten

 

Im normalen Verlauf der Personal- und Geschäftsaktivitäten können wir die folgenden Kategorien Ihrer persönlichen Daten sammeln und verarbeiten:

 

  • Persönliche Daten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum, Familienstand, Informationen darüber, ob Sie Kinder haben oder nicht;
  • Bankdaten;
  • Kranken- und Sozialversicherungsnummer
  • Identifikation bei Regierung oder Steuernummer; 
  • Kopie des Ausweises: Reisepass oder Personalausweis;
  • Kopie der Krankenversicherungskarte oder des Bestätigungsschreibens der Versicherungsgesellschaft;
  • Kopie des Arbeitsvertrags.

 

Verarbeitungszwecke

 

Wir können personenbezogene Daten für folgende Zwecke verarbeiten:

 

  • Personalplanung, Einstellung und Personalbesetzung;
  • Personalverwaltungs-, Gehalts-, Vergütungs- und Leistungsprogramme;
  • Einhaltung von Gesetzen, einschließlich der Einhaltung von Anfragen der Regierungsbehörden nach Informationen, Grundpfandrechten, Pfändungen und Einhaltung von Steuervorschriften;
  • Arbeitsplatzverwaltung, z. B. Reise- und Ausgabenprogramme;
  • Interne Berichterstattung;
  • Audit.

 

Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung

 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

 

  • Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder das Ergreifen von Maßnahmen auf Ihre Anfrage bevor Abschluss eines Vertrags;
  • unsere berechtigten Interessen;
  • rechtliche Verpflichtung

 

Mit wem teilen wir Ihre persönlichen Daten  

 

Unter bestimmten Umständen können wir Ihre persönlichen Daten offenlegen an:

 

  1. Exklusive Lieferanten – GUNTER Medical GmbH, Alpha Dent Implants GmbH.
  2. Partner, Subunternehmer, Anbieter oder Lieferanten, die Dienstleistungen für uns erbringen.
  3. Jeder Empfänger, wenn wir dazu aufgefordert werden, z.B. durch anwendbare gerichtliche Anordnung oder Gesetz.
  4. Jeder Empfänger mit Ihrer Zustimmung, z.B. zur Überprüfung der Beschäftigung oder Bankdarlehen.
  5. Jeder Empfänger, wenn dies zumutbar ist, z. B. im Falle eines lebensbedrohlichen Notfalls.

 

Internationale Überweisungen

 

Unsere Partner, Tochterunternehmen, verbundenen Unternehmen und Dritten, an die Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden können, können sich weltweit befinden, auch außerhalb des EWR. Daher können die Daten an Länder gesendet werden, in denen andere Datenschutzgesetze gelten als in Ihrem Wohnsitzland. In solchen Fällen ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ein vergleichbares Schutzniveau erhalten, einschließlich Angemessenheitsentscheidungen und -rahmen (z. B. Datenschutzschild für Überweisungen an Verarbeiter in den USA), von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln oder andere anwendbare Mechanismen. Wenn Sie mehr über diese Überweisungen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter

info@alpha-dent.net.

 

 

Wie lange speichern wir Ihre persönlichen Daten

 

Ihr Personalfile wird für die Dauer Ihres Arbeitsvertrags plus zwei Jahre gespeichert und dann gelöscht oder vernichtet. Bestimmte andere Kategorien Ihrer persönlichen Daten, z.B. Lohn- und Steuerinformationen werden für jeden Zeitraum aufbewahrt, der nach den örtlichen Gesetzen erforderlich oder zulässig ist. Wenn Sie detailliertere Informationen zur Aufbewahrung Ihrer Unterlagen erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Manager.

 

 

Schutz und Sicherheit

 

Zum Schutz der von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten halten wir physische, technische und administrative Sicherheitsvorkehrungen ein. Wir aktualisieren und testen unsere Sicherheitstechnologie laufend. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre persönlichen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, die diese Informationen benötigen, um Dienstleistungen für Sie erbringen zu können. Darüber hinaus schulen wir unsere Mitarbeiter in der Bedeutung der Vertraulichkeit und der Wahrung der Privatsphäre und Sicherheit Ihrer Daten. Wir verpflichten uns, geeignete Disziplinarmaßnahmen zu ergreifen, um die Datenschutzverantwortung unserer Mitarbeiter durchzusetzen.

 

Ihre Rechte

 

Die Datenschutzgesetze geben Ihnen Rechte, damit Sie verstehen und kontrollieren können, wie Ihre persönlichen Daten verwendet werden. Sie haben folgende Rechte:

 

  • Recht, darüber informiert zu werden, warum und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden – wir hoffen, dass wir dies durch die Bereitstellung dieser Datenschutzerklärung erreicht haben.
  • Recht auf Zugang zu Ihren Daten – Sie haben das Recht, uns zu fragen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, warum wir dies tun, welche rechtmäßigen Grundlage, welche Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten, ob die Daten außerhalb von EU gesendet werden, mit wem wir Ihre Daten teilen, wie lange wir sie aufbewahren und eine Kopie der Daten anfordern, die wir verarbeiten. Wenn Sie in unserer Datenschutzerklärung (Hinweis) keine ausreichenden Informationen finden, kontaktieren Sie uns bitte unter info@alpha-dent.net.
  • Recht, einer Verarbeitung – Direktmarketing oder wenn die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, zu widersprechen.
  • Recht auf Löschung Ihrer Daten – auch bekannt als „Recht auf Vergessenwerden“. Sie können von diesem Recht Gebrauch machen, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und kein weiteres berechtigtes Interesse an unserer Verarbeitung Ihrer Daten besteht. Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung unter berechtigten Interessen überwiegt unsere Interessen. Die Verarbeitung ist nicht mehr erforderlich. Es gibt ein Gesetz, das die Daten verlangt gelöscht werden, oder die Verarbeitung ist rechtswidrig. Wenn Sie dieses Recht ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter info@alpha-dent.net.
  • Recht, die Verarbeitung einzuschränken – wenn die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten ungenau sind, wenn unsere Verarbeitung rechtswidrig ist, wenn die Daten für den ursprünglichen Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind, aber für potenzielle rechtliche Ansprüche aufbewahrt werden müssen oder Sie Einwände erhoben haben Die Verarbeitung erfolgt unter berechtigten Interessen, und wir sind noch dabei festzustellen, ob ein übergeordneter Bedarf besteht, die Verarbeitung fortzusetzen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie können Ihre Daten anfordern, die wir mit einem Computer verarbeiten, den Sie uns aufgrund einer Einwilligung oder weil dies für einen Vertrag erforderlich war, zur Verfügung gestellt haben.
  • Recht, uns nach automatisierten Entscheidungsfindung zu fragen – das tun wir nicht, aber wenn wir dies tun, haben Sie das Recht, uns zu bitten, die Logik zu erläutern, die mit automatisierter Entscheidungsfindung verbunden ist, und die Entscheidung von menschlichen Seite zu überprüfen, wenn diese Entscheidung Auswirkungen auf Ihre Rechte oder Freiheiten hatte.
  • Recht auf Berichtigung – Wenn Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten nicht korrekt sind, können Sie eine Berichtigung beantragen.
  • Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Wir würden uns jedoch freuen, wenn Sie uns zuerst kontaktieren und uns Gelegenheit geben würden, das Problem zu lösen.

 

 

Auf Anfrage wird ein angemessener Zugriff auf Ihre persönlichen Daten gewährt. Wenn der Zugang nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums gewährt werden kann, teilen wir Ihnen das Datum mit, an dem die Informationen bereitgestellt werden.

 

Bitte beachten Sie, dass Ihre Rechte einige Einschränkungen haben können. Beispielsweise kann der Zugriff auf Ihre Daten verweigert werden (i) bei wiederkehrenden Zugriffsanforderungen innerhalb eines kurzen Zeitintervalls oder (ii) wenn ein solcher Zugriff oder eine solche Korrektur die Privatsphäre einer anderen Person gefährden oder sensible Unternehmensinformationen unangemessen offenlegen könnte. Wenn der Zugriff verweigert wird, geben wir eine Erklärung, warum er verweigert wurde. 

 

Zustimmung und Widerruf der Zustimmung

 

Wenn eine Zustimmung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist, können Sie jede zuvor für einen bestimmten Zweck erteilte Zustimmung widerrufen, indem Sie sich an Ihren Vorgesetzten wenden.

 

Änderungen an diesen Hinweis zum Datenschutz

 

Da sich unsere Organisation von Zeit zu Zeit ändert, wird erwartet, dass sich auch dieser Hinweis ändert. Es kann bei Bedarf auch durch andere Aussagen ergänzt werden, um den neuen oder lokalen Anforderungen in dem Land, in dem Sie leben, oder in dem Vereinbarungen über die Vertretung der Arbeitnehmer entsprechen, zu entsprechen. Wenn wesentliche Änderungen an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vorgenommen werden, erhalten Sie eine Kopie oder Informationen zum Zugriff auf die aktualisierte Mitteilung.

 

Verantwortlicher für die Verarbeitung und wie man uns kontaktieren kann

 

Wenn Sie Fragen zu diesem Hinweis haben oder der Meinung sind, dass Ihre persönlichen Daten nicht gemäß den geltenden Gesetzen behandelt werden, kontaktieren Sie uns unter info@alpha-dent.net.

 

Der für die Sammlung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU (Verordnung (EU) 2016/679) zuständige Verantwortliche ist:

 

 

Alpha Dent Implants GmbH

Hanauer Straße 8

75181 Pforzheim

 

Registrationsnummer: HRB 730723

 

Telefonnummer: 0 71 52 38 34 221

Email: info@alpha-dent.net

 

 

March 16, 2020
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